История версий

GMS Кадры и Зарплата

Для большинства видов бизнеса квалифицированный и мотивированный персонал является определяющим фактором успеха. В системе GMS Office Tools для решения задач управления человеческими ресурсами выделен отдельный большой модуль GMS Кадры и Зарплата. Модуль позволяет решать как задачи кадрового учета, так и расчета заработной платы, с учетом персонального вклада сотрудника в результат. Для этого он тесно интегрирован с другими подсистемами, регистрирующими хозяйственные или иные операции по служащим.

Также, модуль используется для ведения кадрового делопроизводства, расчета заработной платы согласно КЗоТ. Модуль GMS Кадры и Зарплата интегрирован с бухгалтерским учетом, автоматически формирует необходимые проводки по счетам, всю регламентированную отчетность в электронном или печатном виде.

Реализованы следующие функции, с которыми ежедневно сталкивается любой сотрудник отдела кадров и специалист по персоналу:

• ведение персональных карточек сотрудников;
• формирование штатного расписания;
• ведение первичной документации по кадровому учету;
• учет кадровых перемещений;
• формирование табеля учета рабочего времени (количество отработанных дней и часов), расчет доплат за работы в сверхурочное время;
• начисление аванса и заработной платы за отработанное время и по выполненным работам (сдельной заработной платы);
• начисление дополнительных поощрительных и компенсационных выплат (премии, поощрения) или удержаний (штрафы и т.п.);
• учет выплат, взаиморасчеты со служащими;
• формирование отчетности.

Помимо общих показателей, в разрезе которых ведется учет в системе GMS Office Tools (внутренняя фирма, признаки), в модуле GMS Кадры и Зарплата используются элементы организационной структуры:

• Отдел – структурная единица, соответствующая принятому в организации делению на отделы, департаменты и т.п. по направлению деятельности.
• Подразделение - группа, объединяющая сотрудников, выполняющих подобные функции и работающих по одному графику. Как подразделение можно рассматривать, например, бригаду рабочих на производстве или сотрудников бухгалтерии в офисе.

Большинство документов и инструментов модуля поддерживают фильтрацию по подразделениям и отделам, благодаря этому работать проще и удобнее

Кадровый учет

• Штатное расписание - организационно-распорядительный документ, в котором фиксируется структура организации с указанием должностей. Также, документ позволяет увидеть количество вакансий на каждую должность в каждом подразделении.
• Штатная численность сотрудников – учитывает фактическую численность сотрудников фирмы в рамках одного подразделения.
• Справочник служащих - содержит полную информацию о сотруднике организации, как персонального характера, так и необходимую для расчетов по заработной плате. Позволяет хранить историю изменений персональных данных, а также кадровых перемещений.
• Приказ Прием на работу - является электронным аналогом соответствующего распорядительного документа и фиксирует в системе необходимую информацию для начала ведения кадрового учета и расчетов по заработной плате. После создания документа сотруднику присваивается табельный номер.
• Приказ: Кадровое перемещение, Приказ: Кадровое перемещение списком - описывают любые изменения в кадровом состоянии - перевод в другое подразделение, на другую должность, изменение заработной платы, графика работ и т.п. сотрудника или списка сотрудников в рамках внутренней фирмы (как элемента организационной структуры предприятия).
• Приказ: Увольнение - документ, оформляющий факт увольнения сотрудника. В нем производится предварительный расчет выходного пособия и компенсации за неиспользованный отпуск.

Учет рабочего времени

• Справочник работ: графики - определяет перечень графиков работ с указанием количества дней графика, норм рабочей смены и продолжительности перерывов. Возможно создание произвольного количества графиков любого типа.
• Привлечение на другую работу – фиксирует факт временного выполнения сотрудником обязанностей, отличных от его основной трудовой деятельности (по другой должности, разряду, в другом отделе или подразделении).
• Табель учета рабочего времени: корректировка – отражает любые отклонения от основного графика работы сотрудника, например, выход на работу в выходной или праздничный день с тем, чтобы в дальнейшем это было учтено при формировании итогового Табеля учета рабочего времени.
• Табель учета рабочего времени – сводный документ, содержащий полную информацию по использованию рабочего времени за период. Формируется автоматически на основании первичных кадровых документов и документов, фиксирующих отклонения от основного графика.

Также приложение содержит ряд вспомогательных документов и справочников, в которых хранится необходимая для расчетов информация ( Справочник работ: нормы времени, Справочник нерабочих дней, Перенос рабочих дней ).

Расчеты по отпускам, больничным и командировкам

• Приказ: Отпуск - фиксирует сроки отпуска, а также производит предварительный расчет отпускных.
• Больничный лист - закрепляет период временной нетрудоспособности сотрудника и выполняет предварительный расчет пособия по временной нетрудоспособности.
• Приказ: Командировка - фиксирует распорядительный документ о направлении сотрудника в служебную командировку. Продолжительность командировки, указанная в документе, служит основанием для изменений основного графика в Табеле учета рабочего времени. Здесь же производится расчет аванса на командировочные расходы.
• Командировочное удостоверение - составляется по завершению командировки, содержит отметки о прибытии/убытии в пункты назначения, а также отчет служащего об использовании денежных средств (авансовый отчет).

Расчеты по заработной плате

• Справочник выплат/удержаний - основополагающий справочник для расчета заработной платы. В нем производится гибкая настройка всех составляющих заработной платы, как увеличивающих сумму к выплате, так и уменьшающих ее. Наряду с обязательными статьями выплат и удержаний, сюда включаются и произвольные, определенные коллективным договором. При этом в формулу расчета может быть включена дополнительная информация из базы данных, собранная первичными документами. Это позволяет автоматически рассчитывать заработную плату с учетом выработки, качества работы, выполнения плановых показателей и т.п.
• Приказ: производственный – определяет перечень дополнительных выплат и удержаний за период, не предусмотренных в других приказах: премиальные выплаты, выплаты в форме вознаграждений по итогам работы за год, штрафы, возмещение ущерба и т.п.
• Выполнение работ - регистрирует фактическое выполнение работ различного вида в расчетном периоде, оплата по которым производится в зависимости от выработки.
• Заработная плата: Начисление - предназначен для начисления аванса, заработной платы, отпускных.

Документ формируется автоматически на основании настроек Справочника выплат и удержаний и содержит расчет по всем видам выплат и удержаний, причитающихся сотруднику за определенный период. Документ включает обязательные налоговые начисления единого социального взноса по классу риска предприятия, а также удержания ЕСВ и подоходного налога с физического лица. Здесь же производится автоматический расчет индексации.

• Заработная плата: Выплата – отражает операцию фактической выплаты начисленных денежных средств.

Следует отметить, что расчетные документы ( Табель учета рабочего времени, Заработная плата: Начисление ) формируются автоматическом режиме - достаточно запустить инструмент Заполнить служащими и рассчитать и установить в нем необходимые фильтры.

Расчеты основываются на технологии «функций», формулы расчета в которых пользователи могут изменять самостоятельно, не прибегая к помощи разработчиков.

Одновременно с расчетами в приложении формируются бухгалтерские проводки по описанным правилам и формулам. Поскольку вся информация, собираемая посредством модулей системы, сохраняется в единой базе, сформированные проводки отражаются в бухгалтерских отчетах модуля GMS Бухгалтерия.

Формирование отчетности

Модуль GMS Кадры и Зарплата подготавливает все необходимые формы и отчеты по кадровому учету и по расчету заработной платы сотрудников для подачи в государственные органы. Также здесь присутствует ряд отчетов, позволяющих отследить движения по кадровому состоянию и взаиморасчетам по заработной плате для сотрудника в целях внутренней аналитики. Набор стандартных бухгалтерских отчетов ( Журнал операций, Журнал-ордер, Оборотно-сальдовая ведомость ) позволяет сформировать бухгалтерскую отчетность непосредственно из модуля.

Для создания и работы с многомерными отчетами любой сложности, например Текучесть кадров, Численность персонала, Сводные данные по начислению и удержанию и других, предназначено приложение GMS Анализатор .