Программное обеспечение для бизнеса

сделано в Украине

GMS Бизнес

GMS Бизнес основная программа системы управления GMS Office Tools™, предназначенная для управление товарными запасами, ценами, заказами, продажами, производственными процессами и ведения справочников системы.

Общие сведения о системе

Каждый из учетных модулей пакета GMS Office Tools решает определенный круг задач по различным направлениям учета. Все они используют общие показатели, в разрезе которых ведется учет:

  • Фирма - основная единица организационной структуры вашей организации, представляющая собой экономически и юридически самостоятельный субъект хозяйствования. Учет может вестись в разрезе любого количества внутренних фирм.
  • Склад – место хранения. Система спроектирована таким образом, что не существует прямой иерархической зависимости между фирмами и складами. Другими словами, товар может физически располагаться на одном складе, но принадлежать двум различным фирмам. Учет может вестись в разрезе любого количества складов.
  • Признаки - в понятиях GMS Office Tools характеристика документа, представляющая собой дополнительный классификатор (уровень аналитики), в разрезе которого производится дальнейший анализ той или иной деятельности фирмы. Следует отметить, что использование признаков позволяет получать отчетность с высокой степенью детализации. А отсутствие иерархической зависимости между признаками дает возможность группировать собранные вокруг того или иного признака результаты в различном порядке. Классификация документов возможна по меньшей мере по пяти признакам. В качестве примера использования признаков для классификации документов можно привести следующую схему:

Признак 1 – статьи доходов/расходов (классификация операций по видам доходов и по статьям расходов - аренда, налоги, связь и т.п.);

Признак 2 – виды доходов/расходов (детализация бюджетных статей - аренда офиса, аренда склада, банковские услуги, коммунальные услуги, налоги на прибыль, налоги на зарплату и пр.);

Признак 3 – условия поставки (предоплата, реализация, консигнация);

Признак 4 – форма оплаты (наличные, безналичные);

Признак 5 – структурные подразделения, направления деятельности внутри бизнеса.

Указывая значения признаков в разнотипных документах, вы объединяете их в группы по условиям поставки, по виду оплаты, и т.д, что в дальнейшем позволит получить отчет по продажам, скажем только по безналичному расчету или по филиалам (или магазинам).

Поскольку признаки есть во всех документах системы, вокруг признака можно собрать отчет о финансовых результатах. Вы также можете проследить историю взаимоотношений с контрагентом, разделить задолженность по условиям поставки и формам оплаты и т.п.

В зависимости от вида бизнеса, целей и задач которые решает система, схема использования признаков может отличаться от приведенной выше.

  • Статусы – в понятиях GMS Office Tools - определенный этап процесса оформления документа. Строгая цепочка статусов определяется в соответствии с установленной последовательностью этапов прохождения – документ не может перейти на следующий этап, не пройдя предыдущие. При этом вы можете определить этап, начиная с которого запрещаются любые изменения в документе. Использование статусов дает возможность отследить текущее состояние документа, а также позволяет обезопасить документ от несанкционированного изменения.

Оперативный товарный учет

Товарный учет в модуле GMS Бизнес ведется, помимо вышеперечисленных, в разрезе следующих показателей:

  • Секция – дополнительный классификатор места хранения. Секции могут быть использованы для выделения отделов в магазинах прилавочной торговли, а также для реализации системы адресного хранения товаров на складе. В последнем случае система дополняется зонами, адресами, условиями хранения и т.п.
  • Партия – дополнительный атрибут товара, включающий в себя следующие основные характеристики:
    1. Цена прихода
    2. Себестоимость
    3. Номер партии
    4. Дата партии (дата поступления товара на склад)
    5. Дата производства (дата производства той или иной партии товара)
    6. Поставщик

Также для партии предусмотрен набор дополнительных количественных и качественных показателей (артикул, вес, описание, цена продажи и т.п).

Другими словами, под партией товара следует понимать одноименный товар, поступивший одновременно по одному или нескольким приходным документам по одной цене прихода, себестоимости или от одного поставщика.

Новая партия может создаваться всякий раз при очередном приходе товара, независимо от того, от какого поставщика и по какой цене она поступила. Если не требуется ведения точного учета в разрезе неценовых характеристик партии (дата партии, поставщик, дата производства), то можно сократить число партий, выбрав режим, при котором новая партия создается только если в системе не зарегистрировано партий с аналогичной ценой прихода. Предусмотрено десять методов списания, учитывающие различные показатели партии (дата прихода, номер партии, цена прихода и пр.), что в связке с режимом создания новой партии предоставляет широкие возможности по выбору схемы ведения партионного учета.

К преимуществам партионного учета относятся:

  1. корректное формирование цен продажи на основании цен прихода или себестоимости;
  2. корректное формирование возвратов товаров поставщику и возвратов от розничных покупателей;
  3. прозрачные взаиморасчеты с поставщиками, когда товар берется на реализацию или комиссию;
  4. корректная передача данных для бухгалтерского учета;
  5. возможность получения аналитических отчетов не только в разрезе количественных показателей, но и стоимостных (себестоимости, прибыль и т.д.)

К основным хозяйственным операциям, описывающим движение товаров, можно отнести:

  1. Поступление товара от поставщика;
  2. Перемещение товара между складами или секциями;
  3. Реализация товара покупателю;
  4. Возврат товара от покупателя;
  5. Возврат товара поставщику;
  6. Оприходование излишков товара после проведенной инвентаризации;
  7. Списание недостач товара после проведенной инвентаризации;
  8. Производственные операции.

Каждой из этих операций в модуле GMS Бизнес соответствует один или несколько электронных документов. Рассмотрим подробнее некоторые из них:

  • Приход товара – описывает операцию приемки на склад товара, полученного от поставщика. В ходе заполнения документа вы не только ставите на учет товарные остатки и формируете свою задолженность перед поставщиком (кредиторскую задолженность), но и:
    1. создаете новую партию товара;
    2. формируете себестоимость, которая в общем случае может не быть равной цене прихода, а учитывать различного рода затраты;
    3. на основании цены прихода или себестоимости формируете цену продажи, которую тут же можете внести в прайс-лист и/или в партию товара.
  • Приход товара по ГТД – предназначен для работы с импортным товаром. В отличие от обычной приходной накладной учитываются все особенности внешнеэкономической деятельности: инкотермс, таможенные пошлины, акцизные сборы, особенности формирования НДС.
  • Перемещение товара – предназначен для внутреннего перемещения товара с одного склада на другой в рамках одной фирмы. Если физическое перемещение товара между складами занимает определенный период времени, необходимый для перевозки, то для обозначения факта нахождения товара в пути может быть оформлен документ Перемещение товара с привлечением виртуального склада «Товар в пути». Также документом оформляется внутрискладское перемещение с одной секции на другую (при использовании внутрискладского адресного хранения).
  • Расходная накладная – используется для оформления операции отгрузки товара при оптовой продаже. При этом увеличивается задолженность покупателя перед вашей фирмой (дебиторская задолженность), а также уменьшается учетный остаток товара.
  • Возврат товара от получателя - документом оформляется возврат от покупателя при оптовых продажах. Уменьшается дебиторская задолженность, увеличивается учетный остаток товара.
  • Возврат товара поставщику – документ оформляется в случае необходимости провести полный или частичный возврат ранее полученного товара. Соответственно назначению документа проводится коррекция кредиторской задолженности и учетных остатков.
  • Инвентаризация – один документ решает несколько задач:
    1. Составляется инвентаризационная опись и производится сопоставление учетных остатков товара с фактическими.
    2. После расчета инвентаризации производится выравнивание учетных и фактических остатков – недостачи списываются, излишки приходуются.

К особой категории относятся товарные документы Продажа товара оператором , Возврат товара по чеку , применяющиеся при розничных продажах и возвратах. По своему назначению они аналогичны документам Расходная накладная , Возврат товара от получателя , но в них дополнительно предусмотрена возможность печати кассового чека на фискальном регистраторе или на нефискальном чековом принтере.

Каждый товарный документ влияет на учетные остатки товара, увеличивая или уменьшая их, в зависимости от своего назначения. Влияние документа на взаиморасчеты или на затраты регулируется как типом документа, так и его признаками.

Особенность работы с документами заключается в том, что после ввода и сохранения очередной строки товарной части система регистрирует изменение товарных остатков и баланса по взаиморасчетам с контрагентами. Присвоение документу определенного статуса позволяет различать документы по степени их готовности, выявлять среди них те, которые еще можно доработать и те, изменения в которых уже не допускаются. Также построчно в момент сохранения производятся проверки на соответствие данных документа определенным критериям. Например, система контролирует остатки товара, во избежание продажи в «минус», или не позволяет сохранить документ, если превышен максимальный кредит.

При заполнении документов удобно пользоваться дополнительными инструментами, облегчающими работу:

  1. Поиск товара – для добавления товара в документ не обязательно знать его код или штрихкод. Можно добавить товар в документ, вводя начальные символы его наименования, или же воспользоваться расширенным поиском, который позволяет найти товар по любой его характеристике.
  2. Монитор товара – подробная информация о товаре отображается в дополнительном окне, которое всегда находится в поле зрения, и данные в нем обновляются при переходе от одного товара в документе к другому. В Мониторе товара вы можете увидеть оперативную информацию об остатках товара и ценах, о наличии резервов товара, истории его поступлений, о наличии альтернативных товаров, о возможных вариантах упаковки. Отсюда же можно подобрать нужную партию для вставки в документ. Доступно также формирование различного рода отчетов по товару.
  3. Мастер Копирования – позволяет легко и быстро создать один или несколько новых документов, скопировав в них данные из других документов. Например, на основании Приходной накладной можно создать Счет на оплату, а затем на основании Счета – Расходную накладную. Стандартная поставка уже содержит определенный набор правил копирования, но вы можете изменять существующие правила или создавать новые самостоятельно. Также Мастер Копирования позволяет создавать новые документы и в других модулях пакета.
  4. Монитор возврата – в зависимости от того, из какого документа вызван Монитор, показывает подробную историю взаимоотношений вашей фирмы с поставщиком или покупателям в разрезе товарной позиции, позволяет подобрать нужную партию товара для подстановки в документ, отслеживает остаток, доступный для возврата.

Формирование себестоимости

Отнесение различного рода затрат на себестоимость товаров (формирование себестоимости) в модуле GMS Бизнес может производиться непосредственно при оприходовании товара (в документе Приход товара или Приход товара по ГТД ), если известен состав и суммы различного рода затрат, связанных с одной конкретной поставкой товара.

Такой же подход можно применить для формирования себестоимости для готовой продукции, если распределение дополнительных нематериальных затрат производится по нормам равномерно, по мере производства в течение отчетного периода.

В том случае, если невозможно однозначно отнести определенную сумму затрат на позиции одного документа прихода, используется документ Формирование себестоимости . Его применяют для реализации более сложных схем расчета себестоимости товаров:

  • Определенную сумму затрат необходимо отнести на себестоимость товаров из различных поставок.
  • Распределение дополнительных производственных нематериальных затрат на себестоимость продукции, произведенной в течение отчетного периода, производится по окончанию периода.

При расчете себестоимости используются следующие методы определения затрат:

  • Указание статей и суммы затрат в документе – самый простой способ, при котором статьи затрат и суммы указываются непосредственно в документе, формирующем себестоимость.
  • Кассовый метод – при помощи специального инструмента Монитор документа создается связь между документом, формирующим себестоимость, и документами, отражающими движение денег по той или иной статье затрат (по кассе или расчетному счету). Сумма связи этих документов распределяется на себестоимость товарных позиций.
  • Метод начисления – аналогично кассовому методу производится связывание документа, формирующего себестоимость, с документами, отражающими признание расходов (например, актом выполненных работ). Если необходимо отнести на себестоимость товаров или продукции расходы, возникшие при списании дополнительных сопутствующих материалов или оснастки, то к связанным добавляется документ, отражающий операцию списания (например, Расходный документ в ценах прихода ).

Использование последних двух методов не приводит к нарушению управленческого баланса и позволяет получать более детализированную в разрезе признаков отчетность.

Отметим, что на себестоимость можно относить как текущие расходы, так и расходы будущих периодов.

Такая же методология учета затрат используется при анализе рентабельности в документах отгрузки.

Взаимоотношения с контрагентами

Как уже было отмечено, по ходу отражения в модуле GMS Бизнес хозяйственных операций, одновременно с изменением товарных остатков производится также изменение состояния взаиморасчетов с предприятиями-контрагентами – формируются дебиторская и кредиторская задолженности.

Полная финансовая составляющая взаиморасчетов с контрагентами проводится в модулях GMS Бухгалтерия , GMS Банк и GMS Финансы . В модуле GMS Бизнес для простого учета поступления платежей и, соответственно, изменения баланса взаиморасчетов служит документ Прием наличных денег на склад.

Простой контроль взаиморасчетов осуществляется при помощи встроенные отчетов:

  • Баланс - Предприятие
  • Акт сверки взаимных расчетов

Для проведения более глубокого анализа взаиморасчетов фирмы с контрагентами используется механизм связей документов. Вы можете связывать документы, принадлежащие разным модулям пакета. Например, Расходная накладная связывается с документом Расчетный счет: Приход модуля GMS Бухгалтерия , при этом указывается сумма связи, которой «закрывается» хозяйственная операция по отгрузке товара покупателю. Сумма связи не обязательно совпадает с суммами связываемых документов, разница свидетельствует о наличии задолженности или переплаты. В дальнейшем часть образовавшейся переплаты может быть отнесена в счет последующей отгрузки, а текущая задолженность покрыта за счет следующей оплаты. А дополнительное связывание отгрузок и оплат с основополагающими документами – договорами, заказами, счетами,- позволит составить полную картину взаимоотношений с тем или иным контрагентом.

Ценообразование

Подсистема ценообразования модуля GMS Бизнес предусматривает:

  • наличие произвольного количества прайс-листов, позволяющих хранить не только различные цены продажи для одного и того же товара (для разных покупателей, разных торговых точек), но и другие категории цен (цены закупки, рекомендованные поставщиком цены, цены конкурентов и т.п.);
  • расчет цены продажи непосредственно при оприходовании товаров на основании цены прихода или себестоимости. Дополнительные встроенные механизмы позволяют подобрать оптимальный процент наценки, основываясь на заданных для товара категориях наценки, и при необходимости внести новую цену продажи в прайс-лист и/или партию;
  • автоматический подбор цены продажи из нужного прайс-листа при формировании расходных документов;
  • инструменты пакетного изменения цен в прайс-листах: переоценка, создание новых прайс-листов на основе существующих с указанием коэффициента пересчета и пр.

Некоторые отраслевые решения пакета GMS Office Toolsтм используют спецификации поставщиков для контроля уровня закупочных цен.

Система заказов

Одним их ключевых этапов в работе любой организации, будь то торговое предприятие или же производственная фирма, является своевременное обеспечение материальными запасами (товарами, сырьем) в количестве, достаточном для непрерывной деятельности, не допуская при этом переизбытка запасов на складах.

Реализованная в модуле GMS Бизнес система внутренних и внешних заказов позволяет:

  • зафиксировать заказы, поступившие от покупателей (документ Заказ внутренний: Формирование );
  • сформировать заказ поставщику (документ Заказ внешний: Формирование ) для обеспечения собственных потребностей или же для удовлетворения заказов от покупателей. Внешний заказ может быть сформирован как вручную, так и автоматически. Расчет количества заказа может производиться на основании сложных обработок статистики продаж, планов продаж, прогнозирования и настраивается индивидуально в соответствии с методикой, которая применяется на фирме;
  • после подготовки внутреннего заказа к отгрузке или получения товара от поставщика по внешнему заказу склад фиксирует факт выполнения заказа (документы Заказ внешний: Обработка , Заказ внутренний: Обработка ).

Внутренние и внешние заказы содержат дополнительную информацию по датам ожидаемой поставки/отгрузки и поддерживает механизм уведомлений для долгосрочных заказов.

По заказам может быть сформирован баланс, фиксирующий отклонения поставок от заказов и характеризующий качество работы поставщика.

Дополнительное применение механизма связывания документов позволяет создать цепочку взаимосвязанных документов для оперативного отслеживания текущего состояния заказов, недопоставок и взаиморасчетов по ним.