Программное обеспечение для бизнеса

сделано в Украине

Система отчетности в ресторане, часть 1

В этой статье мы начнем рассматривать показатели, бегло, но регулярно контролируя которые, можно оценить состояние дел и сделать ряд важных управленческих выводов. Начнем с показателей посещаемости и оборота, получить которые достаточно легко при соответствующем техническом оснащении.

Как известно, три кита, на которых держится ресторан это место, место и еще раз место. Контролировать посещаемость заведения - первая задача управленца после открытия заведения. При кажущейся простоте показателя большинство оценивают посещаемость по искаженной методике. Обычно при оценке посещаемости ограничиваются количеством чеков за смену (день), но рассчитанный таким образом показатель не дает возможности сделать какой-либо практический вывод.

Проводя оценку посещаемости, необходимо, прежде всего, определиться с тем, какое время является целевым для заведения. Для классического кафе/ресторана показатели посещаемости должны замеряться отдельно по двум временным отрезкам - бизнес-ланч и вечернее время. Именно в это время заведение «работает» и мы фокусируемся на повышении доходности целевых временных отрезков.

Анализируя качество работы заведения в период бизнес-ланча, сконцентрируемся на проценте занятости зала и среднем времени пребывания посетителей в заведении, что, как правило, напрямую зависит от скорости обслуживания. Обратите внимание, что занятость зала рассчитывается исходя из количества посадочных мест и количества посетителей в момент времени. При наличии программного обеспечения задача не сложная – система сама, несколько раз на протяжении бизнес-ланча, просчитывает заполненность зала. В результате мы получаем такую картинку:

Последние показатели – количество чеков и объем продаж свыше комплексного меню - важный показатель, характеризующий качество работы официантов. На его основе может быть построена система финансового стимулирования персонала.

Для вечернего времени показатель заполненности анализируется аналогичным образом.

Приступая к анализу качества работы ресторана в вечернее время необходимо, прежде всего, определить для себя плановые показатели – исходя из формата заведения представить идеального гостя и его заказ. Например, мы рассчитываем, что в вечернее время посетителей за столиком должно быть минимум двое, а заказ должен обязательно включать основное блюдо, салат и напиток для каждого.

Теперь переведем фактическую ситуацию на язык цифр и сравним, что у нее общего с плановыми показателями.

Взглянув на фактические цифры можно с удивлением узнать, насколько отличается реальность от образа заведения, живущего в голове собственника (управленца). Мы видим, кто есть наш клиент на самом деле и его предпочтения. Такой простейший анализ поможет скорректировать меню, калькуляцию блюд, выход порций, ценовую политику и рекламную активность. А свернув отчет до средних показателей по официанту, можно выделить звезд и отстающих, и опять же завязать на показатели систему мотивации.

Естественно, подобные отчеты становится возможным строить только имея статистику, которая доступна лишь заведениям, использующим специализированные учетные системы автоматизации.

При подготовке материала для статьи мы использовали стандартный комплект отчетности, предлагаемый системой GMS Office Tools решением GMS Restaurant. Все показатели, которые рассматривались - это результат всего двух отчетов «Анализ заполненности зала заведения в период бизнес-ланча» и «Оценка эффективности работы официанта».

Что удобно? Благодаря технологии OLAP, одну и ту же информацию можно представить в десятке  различных разрезов. Причем, это очень легко, доступно и пользователям не нужна специальная компьютерная подготовка для работы с системой.

Очень удобен вариант отчетности GMS Restaurant для мобильных устройств, в частности для iPad. Впервые  в решении для ресторана  система отчетности построена на основе графических элементов. Один такой элемент может включать в себя несколько показателей. Например, фактический доход за смену, сумма открытых чеков, отклонение от среднего за аналогичный день в прошлом представлены в виде всего лишь одного циферблата. Уделив минутку и взглянув на гаджет, который всегда под рукой, можно определить текущее состояние дел, где бы Вы не находились.

В следующих  статьях мы продолжим рассматривать показатели работы заведения общественного питания и перейдем от общих показателей оборота к более специфичным. Ведь без управления на высоком профессиональном уровне заведение общественного питания быстро теряет рентабельность  и само его существование оказывается под угрозой.

Сатья опубликована: журнал «Гостиничный и ресторанный бизнес», №3, раздел «Ресторан», стр. 58-59.

14.10.2015